Was kostet individuelle Softwareentwicklung und wie läuft sie ab?

Welche Faktoren treiben die Kosten von Individualsoftware?

Aus rund 20 Jahren Projekterfahrung kennen wir fünf Faktoren, die in vielen ersten Anfragen unterschätzt werden und später einen spürbaren Einfluss auf den Aufwand haben.

Sonderwünsche, die erst später auffallen

Ein typisches Beispiel sind Benachrichtigungen. Zu Beginn denkt oft niemand daran, dass eine Anwendung automatisch eine E-Mail versenden oder In-App-Benachrichtigungen anzeigen soll, wenn beispielsweise eine Frist abläuft. Später wird genau diese Funktion wichtig. Einzelne Erweiterungen sind häufig klein, können sich in Summe aber deutlich bemerkbar machen.

Ein weiterer häufiger Kostentreiber sind Schnittstellen zu bestehenden Systemen. Manchmal zeigt sich erst im Projektverlauf, dass Daten aus der neuen Anwendung auch in andere Systeme übertragen oder umgekehrt durch Informationen aus weiteren Quellen ergänzt werden sollen.

Wie aufwendig eine solche Anbindung ist, hängt unter anderem vom verfügbaren Datenformat, beispielsweise CSV, JSON oder XML, und der Art des Datenaustauschs ab. Eine Schnittstelle, die Daten nur in eine Richtung überträgt, stellt andere Anforderungen als eine bidirektionale Verbindung, bei der Informationen zwischen zwei Systemen in beide Richtungen ausgetauscht werden.

Datenmigration

„Wir beginnen neu, alte Daten brauchen wir nicht“ hören wir regelmäßig. Im weiteren Projektverlauf stellt sich dann oft heraus, dass doch mehrere Jahre Historie übernommen werden müssen und die Daten nicht an einem Ort liegen, sondern auf verschiedene Systeme verteilt sind.

Zusätzlich kann ein Parallelbetrieb notwendig sein: Während die Daten migriert werden, arbeitet das Altsystem weiter und verändert laufend den Datenbestand. Deshalb sollte die Datenmigration frühzeitig im Konzept berücksichtigt werden.

Wenn Ihre bestehende Anwendung ohnehin ihr technisches Lebensende erreicht hat, lesen Sie dazu auch unseren Ratgeber Alte Software modernisieren.

Datenschutz

Löschkonzepte, Rollen und Berechtigungen sowie die Protokollierung von Zugriffen auf personenbezogene Daten werden bei der ersten Anfrage häufig noch nicht im Detail berücksichtigt.

Bei der Praktikumsdatenbank des NÖGUS wurde beispielsweise jedes einzelne Datenbankfeld mit einem Datenschutzanwalt abgestimmt. Das verursacht zusätzlichen Aufwand, schafft aber eine solide Grundlage für den späteren Betrieb.

Mehr Nutzer und Rollen als ursprünglich gedacht

Aus „drei Personen in einer Abteilung“ werden schnell zwei Standorte, ein Lesezugriff für die Geschäftsführung und ein zusätzlicher Export für den Steuerberater. Jede zusätzliche Rolle benötigt eigene Berechtigungen und teilweise auch eigene Ansichten.

Unser Rat: Sprechen Sie diese Punkte bereits im Erstgespräch an, auch wenn noch nicht alles abschließend geklärt ist. Je früher wir sie berücksichtigen können, desto belastbarer wird das Angebot.

Abstimmungen und Entscheidungen auf Kundenseite

Auch die Zusammenarbeit während der Entwicklung beeinflusst den Projektaufwand. Werden Rückfragen zeitnah beantwortet, Testdaten bereitgestellt und notwendige Entscheidungen rasch getroffen, lässt sich ein Projekt effizienter umsetzen. Verzögerte Freigaben, wiederholte Abstimmungsschleifen oder nachträgliche Änderungen können dagegen den Zeitaufwand erhöhen und den geplanten Ablauf verlängern. Ein klar benannter Ansprechpartner auf Kundenseite, der Entscheidungen koordiniert und Rückmeldungen bündelt, hilft deshalb, unnötige Verzögerungen und zusätzlichen Aufwand zu vermeiden.